第二次全国农业普查归档文件、资料整理规定
本规定根据中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000制定。
本规定适用于各级农业普查办公室。
一、归档文件范围
各级农业普查办公室在普查活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料、电子版文件资料以及声像资料（见附件1）。
二、归档文件整理
将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、装盒，使之有序化。
（一）件数
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件
，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
（二）整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。
（三）电子文档
电子文件、数码照片、声像资料必须以光盘作为保存介质，每张光盘须附有备考表。照片、声像资料要原件保存，并配有相应的文字说明，包括时间、地点、人物、事件内容以及摄影者姓名。照片存档以数码照片为主。
三、质量要求
（一）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。
（二）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
（三）数码相片的像素要在500万以上，普通照片要6寸以上（勿在照片背面书写），照片要清晰、内容要突出。
（四）重要文件、照片，要报送上级普查机构备案。
四、整理方法
（一）排序
归档文件应按件排序装入文件袋，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
（二）分类
归档文件采用年度分类，将文件按其形成年度分类。
（三）编号
归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，编号位置在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置年度、保管期限、件号等必备项目。
（四）装盒
将归档文件按编件号的顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目（盒内文件目录）。
（五）档案盒
档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。档案盒应采用无酸纸制作。
（六）备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
（七）整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
（八）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
（九）日期：归档文件整理完毕的日期。
第二次全国农业普查领导小组办公室
二OO六年一月十一日